Archiviazione email e PEC aziendali a norma: obblighi di legge e come adempiere

L’archiviazione delle email aziendali è anzitutto un obbligo di legge, anche se molte imprese non ne sono consapevoli. Il codice civile impone di conservare i messaggi di posta elettronica a rilevanza giuridica e commerciale per 10 anni, con processi e strumenti che ne garantiscano qualità, sicurezza, integrità e immutabilità nel tempo.

In questo articolo vediamo cosa richiede la normativa e come Virtualjuice, in qualità di Managed Service Provider (MSP), aiuta le PMI ad adempiere con Backup Dati, la soluzione di archiviazione certificata per email e PEC.

Nota: archiviare non è la stessa cosa che fare un backup. Se hai dubbi sulla differenza tra le due attività, parti dal nostro approfondimento: La differenza tra backup e archiviazione delle email.

Cosa dice la legge sull’archiviazione delle email

Sono diverse le normative che regolano la conservazione della corrispondenza aziendale:

• Codice civile: obbligo di conservazione decennale per la corrispondenza a rilevanza giuridica e commerciale;
• Linee guida AgID: requisiti su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, tra cui integrità e immodificabilità nel tempo;
• GDPR: principi di limitazione della conservazione e sicurezza del trattamento, che impongono un piano di data retention documentato anche per la posta elettronica.

Molte aziende scelgono comunque di archiviare tutta la posta, non solo quella a rilevanza giuridica: è il modo più semplice per prevenire qualsiasi data loss e tutelarsi in caso di controversie legali.

Come Backup Dati rende l’archiviazione conforme

Grazie a retention e archiving rules personalizzabili, Backup Dati consente di decidere quali email archiviare e per quanto tempo, in modo totalmente su misura. L’archiviazione è certificata: garantisce integrità e immodificabilità delle email nel tempo, adempiendo a quanto stabilito dalle linee guida AgID.

Privacy del dipendente e ruolo del DPO

Premesso che esistano un regolamento sulla gestione della posta elettronica e un piano di data retention, l’azienda è proprietaria delle mailbox dei propri dipendenti e ne ha libero accesso. Backup Dati però aggiunge una garanzia in più per il singolo: solo il proprietario della casella è autorizzato ad accedervi, a meno di esplicita richiesta al DPO (Data Protection Officer), la figura con competenze giuridiche, informatiche e di risk management che affianca il titolare nella protezione dei dati personali.

Il processo di autorizzazione è semplice e veloce grazie al sistema one-time-password: una volta ottenuto l’accesso, ogni azione compiuta viene tracciata in un log consultabile e inviabile al DPO. Le informazioni aziendali restano così sempre accessibili, anche in caso di assenza del proprietario della casella, nel pieno rispetto della privacy del dipendente.

Archiviazione della PEC: non basta conservarla

Per la PEC utilizziamo un apposito connettore che ne consente l’archiviazione secondo le normative in materia, quindi per un periodo minimo di 10 anni. A differenza di altre soluzioni, Backup Dati non si limita ad archiviare la PEC: certifica anche la validità della crittografia e della firma digitale del gestore di posta elettronica certificata. In più, consente l’esportazione in formato PDF con QR code per la verifica istantanea.

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