Anche se molti non ne sono consapevoli, l’archiviazione è anzitutto un obbligo di legge.
Sono molte le normative che regolano l’archiviazione della corrispondenza aziendale via email. Il codice civile impone la conservazione dei messaggi di posta elettronica a rilevanza giuridica e commerciale per 10 anni, tramite specifici processi e strumenti che garantiscano qualità, sicurezza, integrità e immutabilità dei dati.
Perchè Jbackup.
Jbackup offre alle aziende un’ottima soluzione alle problematiche legate all'archiviazione dei messaggi scambiati via email, inclusa la PEC, aiutandole a rispettare tutte le normative, incluso il codice civile.
Innanzitutto c’è l’obbligo di conservare i messaggi di posta elettronica a rilevanza giuridica per 10 anni; anche se molte aziende preferiscono conservare tutta la posta, in modo da prevenire qualsiasi tipo di data loss e tutelarsi anche in caso di controversie legali.
Grazie a particolari retention e archiving rules, Jbackup consente alle aziende di decidere quali email archiviare e per quanto tempo, in modo totalmente personalizzato.
Questa archiviazione certifica e garantisce integrità e immodificabilità delle email nel tempo adempiendo anche a quanto stabilito dalle Linee Guida Agid sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
DPO: Valore aggiunto alla gestione dei dati sensibili
Con Jbackup l’accesso alle email e ai dati sensibili, anche da parte degli amministratori, è subordinato all’approvazione del DPO (Data Protection Officer), esperto con competenze giuridiche, informatiche, risk management e di analisi dei processi, che affianca il titolare nella gestione del trattamento di dati personali e nella loro protezione all’interno di un’azienda.
Premesso che ci sia un regolamento relativo alla gestione della posta elettronica e un piano di Data Retention, l’azienda è proprietaria della mailbox dei propri dipendenti e ne ha quindi libero accesso.
Jbackup però offre un valore aggiunto al singolo individuo, garantendo che solo il proprietario della casella sia autorizzato ad accedervi, a meno che non venga fatta un’esplicita richiesta al DPO. Il processo di autorizzazione è semplice e veloce grazie al sistema One-Time-Password.
Una volta ottenuta l’autorizzazione, ogni azione compiuta dall’utente viene tracciata in un apposito log e può essere consultato e inviato al DPO. In modo che le informazioni aziendali siano sempre accessibili, anche in caso di assenza del proprietario della casella di posta elettronica, rispettando ampiamente la normativa della privacy del dipendente.
Posta Elettronica Certificata
Per quanto riguarda la PEC, utilizziamo un apposito connettore che ne consente l’archiviazione secondo le normative in materia, quindi per un periodo minimo di 10 anni.
A differenza di altre soluzioni, Jbackup non si limita ad archiviare la PEC ma certifica anche la validità della crittografia e della firma digitale del Gestore di Posta Elettronica Certificata.
Quindi, oltre ad archiviare email di PEC, certifichiamo e archiviamo anche la validazione della stessa e consentendo di esportarla in formato PDF. Grazie ad un QR code, è possibile recuperare e verificare la validità della stessa in tempo reale, per esempio, durante procedure legali.
Jbackup
